Cash flow is the king

Branża optyczna rozwija się od wielu lat i możemy śmiało powiedzieć, że żadne
dotychczasowe spowolnienia gospodarcze nie zatrzymały tego dynamicznego procesu.
Pandemia, czy wojna w Ukrainie również. Oczywiście podczas kolejnych „lockdownów”
sprzedaż praktycznie spadała do zera, ale jak życie pokazało z biegiem czasu wszystko
zostało odrobione z nawiązką. Salony optyczne, które nie przetrwały, stanowiły mniej niż 1%
z ponad 5 000, które działają w naszym kraju.

W zdecydowanej większości są to salony optyczne zarejestrowane jako jednoosobowe
działalności gospodarcze i jedynie niewielka część to podmioty zorganizowane jako spółki
kapitałowe, które zobligowane są do prowadzenia pełnej księgowości. Reszta salonów to
rodzinne, małe firmy rozliczające się na zasadach uproszczonych, które często nie mają dużej
wiedzy na temat zarządzania rachunkiem zysków i strat, kosztami, cashflow, czy
zagadnieniami z planowaniem przyszłych przychodów, czy rozwoju. W takiej sytuacji rodzi
się potrzeba wsparcia i edukacji w tym zakresie. Ktoś może powiedzieć, iż dotychczas działał
w taki sposób i jakoś wszystko układało się dobrze, a zatem po co robić wokół tego
zamieszanie. To niebezpieczny wniosek i chciałbym na takie podejście bardzo uczulić.
Mamy trzecią dekadę XXI wieku i wiele zmieniło się w polskiej branży optycznej. Oprócz
znanych nam dwóch międzynarodowych sieci, które szybko się rozwijają, pojawiło się
kolejnych kilku graczy, którzy wywodząc się z branży medycznej oraz farmaceutycznej
zainwestowali w salony optyczne. Mamy także lokalne sieci, które powstały w Polsce i
wyrosły na dużych graczy, którzy planują lub już realizują powoli wejście na rynki ościenne.
Dodatkowo od kilku lat obserwujemy aktywność funduszy inwestycyjnych, które coraz
częściej będą dynamicznie działać w Polsce. Co to wszystko oznacza dla tysięcy optyków,
którzy wyrośli z rzemiosła i jakość oraz lokalna marka były tymi głównymi elementami,
dzięki którym istnieli z powodzeniem przez wiele lat, a nierzadko w drugim lub coraz częściej
nawet w trzecim pokoleniu? Oznacza to znacznie mocniejszą konkurencję i konieczność
zarządzania swoim salonem poprzez pryzmat (lubię tę grę słów) świadomego kierowania
finansami, konkretnego pilnowania kosztów, współpracy z dobrym biurem księgowym, a nie
– przepraszam za wyrażenie – składaczami cyfr, czy wreszcie doradztwo prawne i audyt
profesjonalnych ekspertów z branży optycznej.
Brzmi groźnie? Trochę tak, ale to jest konieczne, aby nie podzielić losu niezależnych
salonów optycznych ze Skandynawii, czy kilku innych krajów Europy Zachodniej. Dlatego
warto już dzisiaj mocno zainteresować się wyżej wymienionymi obszarami, bo sama wiedza
optyczna, bieżące doświadczenie, czy sztuka rzemiosła po prostu nie wystarczą. To nie będzie
tak, że z dnia na dzień nastąpi rewolucyjna równia pochyła, ale krok po kroku zaczniemy
tracić klientów na rzecz nieporównywalnie lepiej przygotowanej konkurencji.

Wracając do małych rodzinnych biznesów. Rozliczanie salonów optycznych na zasadach
uproszczonych ma swoje zalety, bo jest bardzo proste, ale nie dostarcza nam wielu cennych
informacji, które są konieczne, aby mieć pełną świadomość bieżącej sytuacji. Z mojej
perspektywy to mało, bo nawet prowadząc niewielki salon powinniśmy zadbać o to, aby mieć
kontrolę nad poszczególnymi grupami kosztów, prognozą obrotów i porównanie do lat
poprzednich. Wiedza na temat naszych zobowiązań i należności, a co najważniejsze także
płynności finansowej jest również kluczowa. Cash flow is the king – jak mawiają Amerykanie
i dla mnie jest to jeden z najważniejszych elementów. Bez skrupulatnej projekcji przepływów
pieniężnych nie prowadzę nigdy żadnego, nawet małego biznesu. Od tego też zaczynam audyt salonów optycznych, który od kilku lat w ramach wsparcia ze strony American Lens
prowadzę dla naszych klientów.

Ktoś może powiedzieć, że to jest niemożliwe skoro codziennie jest tak dużo bieżących
obowiązków, przecież obsługuję klientów, niejednokrotnie też badam w gabinecie
optometrycznym, szlifuję szkła, czy załatwiam masę innych ważnych spraw. Jestem tego
świadomy, ale jednak ten czas musi się znaleźć, bo inaczej w dłuższej perspektywie
zaprowadzi nas to do bardzo bolesnych kłopotów, szczególnie jeżeli mamy więcej niż jeden
salon. Proszę mi wierzyć, że takie sytuacje mają miejsce w Polsce i wielu byłoby
zaskoczonych obserwując tylko sytuację z perspektywy postronnego obserwatora. W takim
momencie nasuwa mi się pewna metafora, górskiej wyprawy w Alpy, czy Himalaje. Mamy
świetny sprzęt, umiejętności wspinaczkowe i solidną kondycję, ale nie mamy żadnego planu,
kontroli tego, co robią poszczególni wspinacze. Ten brak koordynacji i zarządzania całością,
przypadkowość oraz chaos ostatecznie mogą doprowadzić do katastrofy.
W moim przekonaniu musimy więc znaleźć na to czas. Rynek optyczny będzie jeszcze
bardziej konkurencyjny, do branży dołączą kolejni inwestorzy spoza świata optycznego,
mający spore doświadczenie w biznesie i te działania takie jak planowanie, kontrola kosztów, posługiwanie się rachunkiem zysków i strat, czy nadzorem nad płynnością finansową są czymś oczywistym w ich codziennej działalności. Oprócz tych wszystkich aspektów finansowych są jeszcze inne obszary, które zawsze obejmuje moim audytem. Jest to bardzo dokładna analiza miksu sprzedawanych towarów, a więc poszczególnych kategorii z największym naciskiem na soczewki progresywne. Każda część asortymentu jest analizowana pod kątem zyskowności, udziału w sprzedaży, czy analizowaniu trendu na przestrzeni przynajmniej ostatnich 24 miesięcy. W połączeniu z oprawami, okularami przeciwsłonecznymi, soczewkami kontaktowymi, usługami optometrycznymi i pozostałymi składowymi tego miksu otrzymujemy precyzyjny obraz sytuacji. Mając obraz finansowy, konkretny miks produktowy i analizy miesięczne, możemy profesjonalnie tworzyć optymalizację podatkową i inwestować w rozwój salonu, a także planować otwarcie nowych lokalizacji. Dzięki takiemu podejściu czytelnie widać, czy stać
nas na większe inwestycje, bo dzięki dobrze ułożonym przepływom pieniężnym, czyli
wspomnianym powyżej cash flow, mamy solidne podstawy do podejmowania mądrych
decyzji. Chciałbym zdecydowanie podkreślić, że bez względu na wielkość naszych
lokalnych biznesów, warto trzymać zarządzanie finansami mocno pod kontrolą. Jeżeli
posiadamy więcej niż jeden salon, sytuacja robi się bardziej złożona i tym bardziej wymaga precyzyjnego zarządzania. Tu nie chodzi o ślęczenie godzinami nad tabelkami, ale o mądre
wykorzystanie wiedzy, która pozwoli nam spokojnie patrzeć w przyszłość. Nie musimy
orientować się we wszystkim, ale warto wiedzieć do kogo zadzwonić, aby nam pomógł w
tych obszarach, gdzie przyda się nam wieloletnie doświadczenie i dyskretny, zaufany
doradca. W wielu przypadkach był to początek rozwoju, który wcześniej wydawał się
niemożliwy, a zatem warto zrobić ten pierwszy krok.